گفتگوی موفق : ۱۳ روش برای موفقیت در گفتگوهای دشوار و پرچالش
بیش‌تر افراد از گفتگوهای چالش برانگیز و دشوار وحشت دارند. این گفتگوها همان‌هایی هستد که باید در آن‌ها اخباری ناخوشایند را منتقل کنیم، در مورد موضوعی حساس بحث کنیم، یا از چیزی حرف بزنیم که باید تغییر کند یا اشتباه پیش رفته است. در این مقاله برای داشتن یک گفتگوی موفق ۱۳روش معرفی کرده ایم که موفقیت شما را در گفتگوهای دشوار و پرچالش تضمین می‌کند. اگر برای داشتن یک گفتگوی موفق آماده هستید با ما همراه باشید.
فقط فکر کردن به این گفتگوها ـ چه با شریک عاطفی، فرزندان (بخصوص نوجوانان یا جوانان)، اقوام، دوستان، یا همکاران ـ می‌تواند شما را مضطرب و وحشت‌زده کند و با درگیر کردن ذهن‌تان، حواس شما را از سایر ملاحظات مهمی که نیاز به توجه دارند، پرت کند.
این اضطراب را می‌توان به نگرانی‌هایی درباره‌ی مطرح کردن یک موضوع حساس، راحت نبودن در محیط یا اعمال محدودیت‌ها، یا نگرانی درباره‌ی واکنش طرف مقابل ارتباط داد. شاید افراد می‌ترسند این گفتگوها منجر به ایجاد احساساتی بد یا تعارض شود. از آن‌جایی که این نوع گفتگوها می‌توانند بسیار ناراحت‌کننده باشند، امری طبیعی و عادی است که بخواهیم از شروع آن‌ها فرار کنیم. مشکل آن است در غیاب موقعیتی که خود به خود آن را حل کند، به تاخیر انداختن این گفتگوها فقط اجازه می‌دهد ادامه پیدا کنند و بالقوه بدتر شوند.
برنامه‌ریزی و آماده‌سازی می‌تواند به کاهش میزان دلهره‌ی شما کمک کند و احتمال موفقیت این گفتگوهای بسیار دشوار را بیش‌تر سازد. همان‌طور که مربی بسکتبال افسانه‌ای یو‌سی‌ال‌ای جان وودن می‌گوید ” شکست خوردن در آماده سازی، آماده شدن برای شکست است “.
آماده‌سازی برای یک گفتگوی موفق
برای موضوعات چالش‌برانگیز یا دشوار، بهترین کار آن است که مکالمه را از پیش برنامه‌ریزی کنید: “می‌خوام راجع به …………. با تو صحبت کنم” یا “واقعا لازمه راجع به ………… صحبت کنیم” بعد هردو بر سر زمان و مکان این مکالمه توافق کنید و جایی ملاقات کنید که فضای کافی برای راحتی تمام شرکت‌کنندگان وجود داشته باشد و یکدیگر را به وضوح ببینید. جمع کردن و انباشتن احساساتی مانند خستگی، خشم، یا عصبانیت برای روزها، هفته‌ها یا بیش‌تر از آن، و بعد خالی کردن تمام آن‌ها بر سر یک نفر هیچ کمکی به شما نمی‌کند.
در ادامه چندین اصول پایه برای داشتن یک گفتگوی موفق آمده است:
۱. تا جایی که می‌توانید در یک سطح چشمی قرار بگیرید.
به عبارت دیگر، بهتر است همه‌ی افراد شرکت‌کننده نشسته یا ایستاده باشند. معمولا وضعیتی که یک فرد از نظر فیزیکی بالاتر از دیگری باشد، سودمند نیست.
۲. با طرف (های) مقابل مستقیما حرف بزنید.
۳. تا حد امکان با آرامش و با لحنی منطقی صحبت کنید.
این کار احتمال آن‌که دیگران به جای تمرکز بر عواطف شما، محتوای پیغام‌تان را بشنوند، به حداکثر می‌رساند.
۴. از با انگشت نشان دادن، چه به معنای سرزنش کردن و یا اشاره‌ی واقعی با انگشت، خودداری کنید.
این کار باعث می‌شود طرف (های) مقابل احساس کند مورد امرو نهی یا تمسخر قرار گرفته است.
۵. از بی‌ادبی، داد زدن، جیغ کشیدن، ناسزا گفتن، انتقاد، توهین، یا تهدید (عاطفی یا فیزیکی) خودداری کنید.
وقتی هر کدام از این موارد اتفاق بیفتد، تنها چیزی که دیگران می‌شنوند خشم و حمله است. در نتیجه ممکن است محل را ترک کنند، ساکت شوند یا متقابلا حمله کنند. رفتار محترمانه، برای ارتباط سالم ضروری است.
۶. در توصیف نگرانی‌ها و چیزهایی که می خواهید جور دیگری اتفاق بیفتند، تا حد ممکن شفاف باشید و از مثال‌های بارز استفاده کنید.
از به کار بردن کلماتی مانند ”همیشه“، ”هرگز“، ”همه‌چیز“ و ”هی‌چیز“ خودداری کنید. این کلمات ممکن است ناامیدی و ناراحتی را نشان دهند، اما بیش از حد کلی هستند و اساسا درست نیستند. استفاده از این کلمات به عنوان بخشی از فرآیند ارتباط، سودی ندارد.
۷. برای داشتن یک گفتگوی موفق سعی کنید در بحث تان وقفه نیندازید.
وقتی طرف مقابل در حال صحبت کردن است، آگاهانه و با نیت شنیدن، به آن‌چه می‌گوید گوش دهید. این امر با منتظر ماندن برای اتمام حرفهای طرف مقابل و پیدا کردن فرصت برای حرف زدن فرق دارد. اگر در حین صحبت‌های او، به چیزهای فکر کنید که می‌خواهید در پاسخ بگویید، در حال گوش کردن نیستید.
۸. پیش از پاسخ دادن مطمئن شوید آن‌چه را طرف مقابل می‌گوید، می‌فهمید.
اگر مطمئن نیستید او از چیزی که گفت چه منظوری داشت، بخواهید شفاف‌تر بگوید. ” میشه لطفا تکرار کنی؟“ یا ”مطمئن نیستم منظورت چی بود. ”میشه کمکم کنی بهتر بفهمم؟ “
۹. به جای‌آن که بخواهید حق با شما باشد با ذهنی باز به و میل به حل مسئله، گقتگو را شروع کنید.
هربار که آن را مثل یک رقابت ببینیم و بخواهیم نشان دهیم ما درست می‌گوییم، یعنی فرد دیگر اشتباه می‌کند. این نوع ذهنیت ”این یا آن“ ، ”برد یا باخت“ ، ”درست یا اشتباه“ ، احتمال تعارض و درگیری را بیش‌تر و درک متقابل را کاهش می‌دهد.
۱۰. موضوع را دم دست بگذارید. روی موضوع گفتگو تمرکز کنید.
مطرح کردن مسائل یا شکایت‌هایی مربوط به موضوعات دیگر یا اتفاقات گذشته، همیشه برقراری ارتباط سالم در حین یک مکالمه را مختل می‌کند. آن مسائل دیگر را برای وقت دیگری بگذارید. اگر باز هم برای‌تان اهمیت داشته باشند، یادتان خواهند ماند.
۱۱. بدون موافقت طرف مقابل گفتگو را رها یا محل را ترک نکنید. امکان استراحت بدهید.
نکته‌ی مهم دیگر آن است که در مورد زمان استراحت بحث کنید و متقابلا بر روی آن توافق کنید. زمان‌های استراحت فقط برای بچه‌ها یا تیم‌های ورزشی حرفهای نیستند. اگر اوضاع در حال بهم ریختن بود، خیلی مهم است که دو طرف بتوانند کمی استراحت کنند. این زمان به آن‌ها فرصت و زمان می‌دهد که آرام شوند و خودشان را جمع کنند، و ادامه‌ی گفتگو را ممکن می‌سازد.
۱۲. به جای سرزنش کردن طرف مقابل، مسئولیت احساسی را که دارید به عهده بگیرید.
هیچ کس نمی‌تواند باعث شود جور خاصی احساس کنید. از جملاتی با ضمیر ”من “ استفاده کنید ـ مثل ” من احساس می‌کنم …“ و در مورد کاری که طرف مقابل انجام داده و به واکنش شما منجر شده است، شفاف باشید. به جای گفتن ”تو منو خیلی عصبانی می‌کنی“ روی رفتار واقعی طرف مقابل تمرکز کنید.
۱۳. فرضیات‌تان را رها کنید.
صرف این که مدت طولانی با هم زندگی یا کار کرده‌اید به این معنی نیست که می‌دانید طرف مقابل چه احساسی دارد یا چه فکری می‌کند. آدم‌ها بزرگ می‌شوند و تغییر می‌کنند. آن‌چه از یکدیگر می‌خواهید، نیاز دارید، یا انتظار دارید تغییر می‌کند و شاید لازم باشد گاه به گاه درباره‌ی آن صحبت کنید.
و در پایان، باید بدانید که شما نمی‌توانید چگونگی واکنش طرف (ها) مقابل را در برابر تلاش‌تان برای درگیر کردن او در یک گفتگوی چالش‌برانگیز اما ضروری، کنترل کنید. با این حال، با آمادگی مناسب و پیروی از این رهنمودها، می‌توانید مهارت‌تان را در مشارکت بهبود دهید و احتمال آن که گفتگو در خدمت هدف مورد نظرتان باشد، به حداکثر برسانید.
ترجمه: تحریریه سایت کسب و کار بازده – اسما حسنی
منبع: psychologytoday
